Helka

Helsingin kaupunginosayhdistykset ry

Projektit / Päättyneitä / Kansalaiskanava / Menetelmiä vuorovaikutukseen / Asiantuntijakohtaamiset
Mikä ja miksi?
dsc00747.jpgHyvät vuorovaikutuskokemukset perustuvat usein toimijoiden todelliseen kasvokkain tapahtuvaan kohtaamiseen. Asiantuntijakohtaamisilla tarkoitetaan säännöllisiä tapaamisia, joissa aluetta suunnittelevat viranhaltijat tai luottamushenkilöt jalkautuvat alueelle tapaamaan asukkaita. Heidän tehtävänään on keskustella asukkaiden kanssa, vastata kysymyksiin, kerätä ideoita ja palautetta sekä toisaalta välittää tietoa esimerkiksi suunnittelutilanteesta. Hyvä paikka tällaisille kohtaamisille on alueen kirjasto. Myös asukastalot, kahvilat tai baarit voivat toimia kohtaamispaikkoina.

Asiantuntijakohtaaminen sopii menetelmänä suunnittelu- ja päätöksentekoprosessin moneen eri vaiheeseen. Sitä voi hyödyntää esimerkiksi prosessin alkuvaiheessa, kun kartoitetaan asukkaiden näkemyksiä alueen kehittämistarpeista, eli täsmennetään alueelta tulevia impulsseja. Myös suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa tämä on hyvä vuorovaikutuksen ja osallistumisen muoto. Epävirallinen keskustelu olemassa olevien suunnitelmaluonnosten pohjalta voi nostaa esiin uusia ideoita tai näkökulmia.

Tavoitteena näissä tapaamisissa on vapaamuotoinen ja rauhallinen kohtaaminen asukkaiden ja hallinnon tai päätöksentekijöiden kesken. Kun se tapahtuu yhteisen pöydän ääressä vaikkapa kahvikupin kera, on vastakkainasettelun vaara vähäisempi kuin perinteisissä asukasilloissa. Tällaisessa kohtaamisessa myös hiljaisempi uskaltaa nostaa oman asiansa esiin, toisin kuin yleisötilaisuudessa suuren yleisön kuunnellessa. Viranhaltijan tai luottamushenkilön näkökulmasta asioista ehditään asukasiltoihin verrattuna keskustella perusteellisemmin ja esimerkiksi päätösten taustat perustella asukkaille. Tuloksena voi olla yhteinen ymmärrys asioiden tilasta.

Vapaamuotoinen kohtaaminen vahvistaa myös henkilökohtaisten kontaktien ja luottamuksen syntymistä toimijoiden välille. Yhteydenpito ja asioista sopiminen on jatkossakin helpompaa, kun on kerran kohdattu saman pöydän ääressä.

Miten?
Parhaimmillaan kohtaamiset ovat säännöllisiä, jolloin myös asukkaat osaavat odottaa niitä ja oppivat, mitä hyötyä niistä on. Esimerkiksi kerran kuussa, vaikkapa joka kuun ensimmäinen torstai, viranhaltija tai luottamushenkilö saapuu kirjastoon tai muuhun kohtaamispaikkaan ”päivystämään” pariksi tunniksi. Kirjastosta tulee ikään kuin olohuone muutamaksi tunniksi kerrallaan. Vierailujen teemat ja sitä kautta vierailijat on sovittu etukäteen. Tärkeää on, että asukkaat voivat ilmoittaa, kenet he haluaisivat tavata. Näin varmistetaan kohtaamisten onnistuminen ja asukkaiden kiinnostus. Asiantuntijakohtaamisia voi hyödyntää myös ”projektikohtaisesti”, eli säännöllisin tapaamisin hankkeen eri vaiheissa.

Tapaamiset voidaan järjestää esimerkiksi yhteistyössä asukastoimijoiden ja kirjaston (tai muun kohtaamispaikan) väen kanssa. Kirjasto tarjoaa tilat, asukasyhdistykset miettivät vierailujen aihealueet. Kutsuminen ja markkinointi voidaan hoitaa yhdessä. Kutsumisessa henkilökohtaisten kontaktien käyttäminen on tärkeää. Lista tulevista kohtaamisista kannattaa julkaista aina samoja kanavia pitkin, kuten alueen kotisivuilla, paikallislehdessä, kirjaston/kohtaamispaikan kotisivuilla ja ilmoitustauluilla. Näin ihmiset löytävät tiedot ja osaavat myös etsiä niitä jatkossa samoista lähteistä. Ainakin alkuvaiheessa paikalla on hyvä olla myös esimerkiksi asukasyhdistyksen edustaja näyttämässä esimerkkiä keskustelusta sekä ohjaamassa ja houkuttelemassa satunnaisiakin asukkaita saman pöydän ääreen. Myös kahvitarjoilu voi olla tämän henkilön vastuulla.

Edut ja haasteet:

- edut

  • vähentää ikävää vastakkainasettelua
    matala kynnys kysymysten esittämiseen > hiljaisten ääni esiin
  • rauhallinen kohtaaminen > asioiden perustelu ja ymmärryksen syntyminen
  • vierailijat saavat kontaktin kenttään ja näkemystä alueen arjesta

- haasteet

  • edellyttää vierailijoilta sopivaa suhtautumista ja taitoa ihmisten kohtaamiseen
  • hyvä markkinointi alkuvaiheessa tärkeää
  • suunnitteluun tarvitaan yleensä useampi toimija